Rekisterinpitäjä
Galena Pharma Oy, Sammonkatu 10, 70500 Kuopio.
Y-tunnus: 1057172-0
Rekistereistä vastaava organisaatio
Asiakaspalvelu Galena Pharma Oy
Puhelin: +358 17 288 1250
sähköposti: galena@galena.fi
Henkilötietolähteet
Käsittelemme henkilötietoja seuraavista tietolähteistä:
- verkkosivustomme yhteydenottolomakkeet
- verkkosivustomme haittavaikutusilmoituslomakkeet
- asiakas- ja kuluttajapalaute
- markkinoilla olon aikainen seuranta (Post Market Surveillance)
- MIQ (Medical Information Questions) -kyselyt
- asiakasrekisteri
- palkka- ja henkilöstöhallintorekisteri (työntekijät ja työnhakijat)
- sidosryhmien rekisteri
Henkilötietojen käsittelystä on laadittu menetelmäkuvaus, jossa eritellään tietolähteiden sisältö ja luokitus, vastaanottotapa, jatkokäsittely, säilytystapa ja -aika sekä hävitystapa.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään tai kerätään perustuen Galena Pharman asiakassuhteeseen, asiakkaan ja yrityksen väliseen sopimukseen, verkkosivuston käyttöön, henkilön erilliseen suostumukseen, rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tai lainsäädännön velvoitteisiin.
Galena Pharma käyttää henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- haittavaikutusilmoitusten käsittelyyn
- markkinoilla olon aikaiseen seurantaan liittyvien tietojen käsittelyyn
- MIQ-kyselyjen käsittelyyn
- asiakaspalveluun, asiakassuhteiden hoitoon ja asiakas- ja kuluttajapalautteen käsittelyyn
- yhteydenottoilmoitusten käsittelyyn
- rekrytointitilanteessa ja työsuhteen muodostumisen yhteydessä annettujen henkilötietojen käsittelyyn
- sidosryhmien henkilötietojen käsittelyyn
Mitä tietoja käsittelemme?
- verkkosivuston haittavaikutusilmoitusten kautta kerätyt tiedot (kts. erillinen tietosuojaseloste verkkosivustollamme haittavaikutusraportoinnin yhteydessä)
- verkkosivuston yhteydenottolomakkeen kautta kerätyt tiedot:
- henkilön tai yrityksen yhteyshenkilöiden nimi, yritys/yhteisö, puhelinnumero, sähköposti, yhteydenottoviestin sisältö.
- evästeiden avulla kerätyt tiedot:
- sivuston kävijätilastot kerätään Google Analytics -ohjelman avulla sen käyttöehtojen mukaisesti. Emme saa Google Analyticsin kautta tietoa käyttäjän IP-osoitteesta, vaan anonyymissä muodossa olevaa dataa, emmekä pysty suoraan tunnistamaan käyttäjää.
Galena Pharma käsittelee myös muista tietolähteistä kuin verkkosivujen kautta saatuja henkilötietoja. Näihin rekistereihin tallennettavat henkilötiedot voivat sisältää seuraavia:
- rekisteröidyiltä itseltään saadut tiedot sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista, työhakemuksista, työsopimuksista ja muista tilanteista, joissa tietoja luovutetaan.
- säännönmukaiset tietolähteet ja tahot, joiden antama tieto on käsiteltävä palkkahallinnossa.
- yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
Evästeiden (cookies) käyttö
Sivustollamme käytetään evästeitä (cookies). Eväste (cookie) on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät. Tavoitteenamme on kehittää sivustomme laatua ja sisältöjä käyttäjälähtöisesti. Keräämme evästeiden avulla sivuston kävijätilastoja ja analysoimme tietoja. Google Analyticsin evästeiden käytön voi estää lataamalla ja ottamalla käyttöön Google Analytics Opt out Browser Add on -vaihtoehdon.
Henkilötietojen siirtäminen
Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei tietojen luovutukseen ole lain mukaista velvollisuutta. Jos henkilötietojasi täytyy siirtää kolmannessa maassa sijaitsevalle liikekumppanille, Galena Pharma soveltaa tiedonsiirtoon asianmukaisena suojatoimena Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita.
Asiakasrekisteripalvelun teknisessä toteutuksessa käytetään ulkopuolista palveluntuottajaa, jolle tietoja siirretään tätä tarkoitusta varten, ja jolta on saatu tietosuojalain mukaiset prosessikuvaukset.
Galena Pharma voi jakaa ja/tai luovuttaa anonymisoituja henkilötietoja esim. valvontaviranomaiselle osana markkinoilla olon aikaista seurantaa.
Yrityksen palkanlaskennan osalta tietoja voidaan luovuttaa säännönmukaisille vastaanottajille, joilla on oikeus saada tietoja yrityksen palkanlaskennasta.
Henkilötietojen suojaaminen
Galena Pharmalla on käytössään asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi. Henkilötietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joille se on välttämätöntä velvoitteiden hoitamista varten. Henkilötietojen käsittelijöillä on salassapitovelvollisuus.
Galena Pharmalla on käytössään menetelmät, joilla suojataan henkilötiedot mahdolliselta häviämiseltä, tuhoamiselta tai vahingoittamiselta.
Säilytys
Henkilötietoja säilytetään suojatussa tietokannassamme ja niitä käytetään vain tapauksen käsittelyyn tai viranomaisvaatimusten mukaiseen raportointiin.
Galena Pharma säilyttää haittavaikutusilmoitusten henkilötietoja lainsäädännössä määriteltyjen vaatimusten mukaisesti.
Muita henkilötietoja säilytetään tarvittava aika, jotta pystymme toteuttamaan tässä tietosuojaselosteessa mainitut käyttötarkoitukset.
Henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaiset oikeusperusteet Galena Pharman henkilötietojen käsittelylle ovat:
- henkilön suostumus
- sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, asiakaspalautteen/yhteydenottojen käsittely)
- lakisääteinen velvollisuus (markkinoilla olon aikainen seuranta, tuotteiden laatuun liittyvä asiakaspalaute tai yhteydenotto)
Tietoa oikeuksista
Sinulla on oikeus:
- pyytää tietoa sinua koskevista Galena Pharman käsittelemistä henkilötiedoista
- pyytää korjausta henkilötietoihisi, jos niissä on virheitä tai puutteita
- pyytää henkilötietojesi siirtoa itsellesi
- tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle
- vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos se perustuu vain Galena Pharman oikeutettuihin etuihin
- pyytää henkilötietojesi poistamista
On syytä ottaa huomioon, että näitä yllä mainittuja oikeuksia voidaan rajoittaa, jos se on markkinoilla olon aikaiseen seurantaan liittyvien velvoitteiden täyttymisen edellytys. Oikeuksia voidaan rajoittaa, jos niiden käsittelyyn on oikeudellinen peruste. Mahdollisten pyyntöjen käsittelyä varten Galena Pharman tulee tarkistaa pyytäjän henkilöllisyys. Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna.
Muutokset tietosuojaselosteeseen
Lainsäädännön vaatimusten tai palvelujen ja verkkosivujemme kehityksen johdosta pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta tarpeen mukaan.
Laadittu 14.12.2021.